AVIS AUX MEMBRES : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DE LA​ FCAB-CFLA 

Le vendredi 12 février 2021, 12:00 HNE
La réunion aura lieu virtuellement sur Zoom. Le lien sera envoyé aux délégués.es inscrits.es après la date de tombée des inscriptions. La pré-inscription pour cet AGA virtuel est primordiale et le droit d’assister ne peut pas être assuré aux individus qui ne s’inscrivent pas d’ici le 1 février.

GOUVERNANCE DE LA ​ FCAB-CFLA​            

La gouvernance de la FCAB-CFLA est assujettie à la ​Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, c. C-32 ​(la « Loi ») et au Règlement administratif nº 1 de la FCAB-CFLA. En vertu de nos règlements administratifs, une assemblée générale (AGA) des membres doit être convoquée chaque année.

L’AGA a pour but : 

• de rendre compte des activités de la Fédération;
• de demander la ratification de résolutions exigeant l’appui des membres;
• d’élire des administrateurs aux postes à pourvoir au Conseil d’administration de la FCAB-CFLA; 
• de présenter aux membres la mission d’examen de la Fédération pour l’exercice précédent; et
• de permettre aux membres de ratifier la sélection d’un expert-comptable qui examinera les états financiers de 2020 de la FCAB-CFLA. 

La Loi exige que l’AGA ait lieu dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice précédent. Le dernier exercice de la FCAB-CFLA s’est terminé le 31 août 2020. En plus, conformément à la Section 29 des Règlements de la FCAB-CFLA, la FCAB-CFLA a le droit de tenir la réunion des membres entièrement par des moyens électroniques.

PARTICIPATION À L​ ’AGA ​DE LA ​FCAB-CFLA​    

Les membres de la communauté des bibliothèques qui souhaitent assister à l’AGA de la

FCAB-CFLA sont les bienvenus. Ces individus sont obligés de s’inscrire avant le 1 février 2021 par courriel au ​rraven@cfla-fcab.ca​ . Les délégués.es confirmés.es recevront des plus amples renseignements au sujet de la réunion après le 1 février.

Seuls les représentants.es officiels des associations membres peuvent voter lors de l’AGA. Les membres de la Fédération englobent : 

• Administrators of Medium-Sized Public Libraries of Ontario (1 voix)
• L’Association des bibliothèques publiques du Québec (2 voix)
• L’Association des bibliothécaires du Québec – Quebec Library Association (1 voix)
• Association of British Columbia Public Library Directors (1 voix)
• Atlantic Provinces Library Association (1 voix)
• British Columbia Library Association (2 voix)
• British Columbia Library Trustees Association (1 voix)
• L’Association canadienne des bibliothèques de droit — Canadian Association of Law Librarians (1 voix)
• L’Association canadienne des bibliothécaires académiques professionnels – Canadian Association of Professional Academic Librarians (ACBAP – CAPAL) (1 voix)
• L’Association des bibliothèques de recherche du Canada – Canadian Association of Research Libraries (3 voix)
• Le Conseil canadien des archives – Canadian Council of Archives (1 voix)
• L’Association des bibliothèques de la santé du Canada – Canadian Health Libraries Association (1 voix)
• Canadian School Libraries (1 voix)
• Le Conseil des bibliothèques urbaines du Canada – Canadian Urban Libraries Council (3 voix)
• L’Association Ex Libris (1 voix)
• La Fédération des bibliothèques publiques de l’Ontario — Federation of Ontario Public Libraries (2 voix)
• Library Association of Alberta (1 voix)
• Manitoba Library Association (1 voix)
• Newfoundland and Labrador Library Association (1 voix)
• Northwest Territories Library Association (1 voix)
• Nova Scotia Library Association (1 voix)
• Nunavut Library Association (1 voix)
• Association des bibliothèques de l’Ontario – Ontario Library Association (3 voix)
• Saskatchewan Library Association (1 voix)
• Yukon Library Association (1 voix)

Les associations qui se joignent à la Fédération d’ici le 1 février 2021 disposeront d’au moins une voix, conformément aux modalités énoncées dans les Règlements administratifs. 

PROCESSUS DE VOTE​  

Des votes formels seront conduits par le moyen de la plate-forme en ligne de vote Simply Voting (simplyvoting.co​   m)​ , une plate-forme de tierce partie fiable et authentifiée.  De plus amples renseignements au sujet des procédures de vote seront envoyés aux délégués.es inscrits.es avant l’AGA. Un test de vote sur Simply Voting aura lieu par courriel avant l’AGA (entre le 8 et le 11 février) afin de faire familiariser les délégués.es.

QUESTIONS À SOUMETTRE AUX MEMBRES LORS DE L​ ’AGA ​DE ​ 2021​  

Les questions suivantes nécessitent un vote des membres à l’assemblée générale annuelle : 

LA DÉSIGNATION D​^’​UN EXPERT​ ^–​ COMPTABLE​    

En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit fournir à ses membres un rapport de la mission d’examen pour l’exercice se terminant le 31 août 2020. 

Pour l’exercice 2021, le Conseil demande que les membres ratifient le choix d’Ouseley

Hanvey Clipsham Deep comme expert-comptable de la FCAB-CFLA. 

L’APPROBATION DE MENER UNE MISSION D​^’​EXAMEN​    

En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit obtenir l’approbation des membres pour mener une mission d’examen plutôt qu’une vérification complète. 

Pour l’exercice 2021, le Conseil demande que les membres approuvent une mission d’examen qui sera effectuée par l’expert-comptable. 

L’ÉLECTION DE MEMBRES DU ​cONSEIL D​^’​ADMINISTRATION​      

Conformément à l’article 32 du Règlement nº 1 sur la composition du Conseil d’administration, à chaque assemblée annuelle des membres où il faut élire des administrateurs, les membres doivent élire des administrateurs afin de pouvoir combler les postes vacants. 

Le Conseil présente les candidats.es suivants.es pour être élus.es au Conseil lors de l’AGA du 12 février 2021, pour servir un terme de 2 ans au sein du Conseil d’administration commençant le 12 février 2021:

• Todd Mundle – Colombie-Brittanique
• Graeme Tennant – Associations de bibliothèques du Nord
• Ann Smith – Provinces de l’Atlantique
• Sharon Rankin – Québec

MEMBRES ACTUELS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

• Kirk McLeod (Alberta)
• Vivian Lewis (CARL/ABRC)
• Mary Chevreau (CULC/CBUC)
• Julie McKenna (Provinces des Prairies – Saskatchewan et Manitoba)
• Todd Kyle (Canada central – Ontario)

Une élection se tiendra pour le poste de représentant.e francophone:

• Katya Borras (ABPQ)
• Hélène Carrier (OLA) 

LES PROPOSITIONS 

Les membres peuvent soumettre des propositions pour être examinées lors de l’assemblée générale annuelle. Toute organisation membre souhaitant le faire doit communiquer avec Rebecca Raven (rraven@cfla-fcab.ca​      )​ (document ci joint) au plus tard le mercredi 13 janvier, 2021 ​  ​en respectant les stipulations du Règlement nº

1 : 

« ​22. Avis de motion. ​Un avis de motion qui présentera des questions à l’ordre du jour de l’assemblée de l’organisation doit être présenté par écrit, indiquant l’organisation membre, signé par la personne qui présente les questions, et doit être soumis au siège social de l’organisation au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée. Il est inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée au titre des nouveaux points à l’ordre du jour ou, le cas échéant, par le président de l’assemblée. 

Un membre qui présente une motion de fond à l’assemblée sans préavis disposera de trois minutes pour expliquer sa proposition avant que celle-ci ne soit renvoyée au conseil d’administration ou à un comité permanent compétent. 

Par ailleurs, les motions pour lesquelles un avis insuffisant a été donné et pour lesquelles le fond ou le calendrier indiquent l’urgence ne sont examinées par les membres que lorsqu’un vote des deux tiers des membres présents et votants permet de les soumettre à la discussion et à la décision. 

23. Coût de la publication des propositions faites lors des assemblées annuelles des membres. ​Le membre qui a présenté la proposition paie le coût d’inclusion de celle-ci et de tout exposé accompagnant l’avis de l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée, sauf si d’autres règles relatives au paiement sont adoptées par résolution ordinaire des membres présents à l’assemblée.»