Assemblée général annuelle 2019

Avis aux membres

Avis aux membres : Assemblée générale annuelle de la FCAB‑CFLA

Mercredi 30 janvier, à 10 h 30 (HNE),
Hôtel Intercontinental, salle Kingsway (lors de la superconférence de l’OLA)
255 rue Front O., Toronto (Ontario)

Il n’est pas nécessaire de s’inscrire à la superconférence de la L’OLA pour assister à l’AGA de la FCAB-CFLA. Les membres peuvent aussi y assister en ligne à l’adresse suivante : https://zoom.us/j/545827347

Gouvernance de la FCAB-CFLA

La gouvernance de la FCAB-CFLA est assujettie à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, c. C-32 (la « Loi ») et au Règlement administratif nº 1 de la FCAB-CFLA. En vertu de nos règlements administratifs, une assemblée générale (AGA) des membres doit être convoquée chaque année.

L’AGA a pour but :

de rendre compte des activités de la Fédération;
de demander la ratification de résolutions exigeant l’appui des membres;
d’élire des administrateurs aux postes à pourvoir au Conseil d’administration de la FCAB-CFLA;
de présenter aux membres la mission d’examen de la Fédération pour l’exercice précédent;
de permettre aux membres de ratifier la sélection d’un expert-comptable qui examinera les états financiers de 2018 de la FCAB-CFLA
de voter sur l’acceptation des Règles de procédure permanentes; et
de voter sur l’acceptation des modifications au Règlement administratif nº 1.

La Loi exige que l’AGA ait lieu dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice précédent. Le dernier exercice de la FCAB-CFLA s’est terminé le 31 août 2018.

Participation à l’AGA de la FCAB-CFLA

Les membres de la communauté des bibliothèques qui souhaitent assister à l’AGA de la FCAB-CFLA sont les bienvenus, mais seuls les représentants officiels des associations membres peuvent voter. Les membres de la Fédération englobent :

L’Administrators of Medium-Sized Public Libraries of Ontario (1 voix)

L’Association des bibliothèques publiques du Québec (2 voix)

L’Association des bibliothécaires du Québec – Quebec Library Association (1 voix)

L’Association of British Columbia Public Library Directors (1 voix)

L’Atlantic Provinces Library Association (1 voix)

La British Columbia Library Association (2 voix)

La British Columbia Library Trustees Association (1 voix)

L’Association canadienne des bibliothèques de droit (1 voix) L’Association canadienne des bibliothécaires académiques professionnels – Canadian Association of Professional Academic Librarians (ACBAP – CAPAL) (1 voix)

L’Association des bibliothèques de recherche du Canada – Canadian Association of Research Libraries (3 voix)

Le Conseil canadien des archives – Canadian Council of Archives (1 voix)

L’Association des bibliothèques de la santé du Canada – Canadian Health Libraries Association (1 voix)

Canadian School Libraries (1 voix)

Le Conseil des bibliothèques urbaines du Canada – Canadian Urban Libraries Council (3 voix)

L’Association Ex Libris (1 voix)

La Fédération des bibliothèques publiques de l’Ontario (2 voix)

Library Association of Alberta (2 voix)

Manitoba Library Association (1 voix)

Newfoundland and Labrador Library Association (1 voix)

Northwest Territories Library Association (1 voix)

Nova Scotia Library Association (1 voix)

Nunavut Library Association (1 voix)

Association des bibliothèques de l’Ontario (3 voix)

Saskatchewan Library Association (1 voix)

Yukon Library Association (1 voix)

Les associations qui se joignent à la Fédération d’ici le 30 janvier disposeront d’au moins une voix, conformément aux modalités énoncées dans les Règlements administratifs.

Processus de vote

Les membres de la FCAB-CFLA ont trois options pour exercer leur droit de vote :

Voter en personne à l’assemblée générale annuelle.
Voter par sondage/clavardage s’ils assistent à l’AGA par voie électronique.
Voter par procuration par l’entremise d’une personne qui peut assister à l’assemblée.

Veuillez faire parvenir le nom de la personne autorisée à voter au nom de l’association ou de l’organisation à Katherine McColgan (kmccolgan@cfla-fcab.ca) au plus tard le 23 janvier 2019, en utilisant le Forumulaire représentant(e). Les associations qui disposent de plusieurs voix peuvent faire exprimer leurs votes supplémentaires par la même personne ou par différentes personnes.

Un vote par procuration peut être confié à quiconque est présent à la réunion. Au besoin, il est possible d’investir Katherine McColgan des droits de procuration. Si vous décidez de le faire, veuillez fournir des directives concernant le vote que souhaitez exprimer. En l’absence de telles directives, le vote sera inscrit en faveur de toutes les résolutions soumises aux membres.

Questions à soumettre aux membres lors de l’AGA de 2019

Les questions suivantes nécessitent un vote des membres à l’assemblée générale annuelle :

La désignation d’un expert-comptable

En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit fournir à ses membres un rapport de la mission d’examen pour l’exercice se terminant le 31 août 2018.

Pour l’exercice 2019, le Conseil demande que les membres ratifient le choix d’Ousley Hanvey Clipsham Deep comme expert-comptable de la FCAB-CFLA.

L’approbation de mener une mission d’examen

En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit obtenir l’approbation des membres pour mener une mission d’examen plutôt qu’une vérification complète.

Pour l’exercice 2019, le Conseil demande que les membres approuvent une mission d’examen qui sera effectué par l’expert-comptable.

L’élection de membres du Conseil d’administration

Conformément à l’article 32 du Règlement nº 1 sur la composition du Conseil d’administration, à chaque assemblée annuelle des membres où il faut élire des administrateurs, les membres doivent élire des administrateurs afin de pouvoir les postes vacants.

Le Conseil présente les candidats suivants pour être élire au Conseil lors de l’AGA du 30 janvier 2019, à Toronto :

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent les candidats suivants au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 30 janvier 2019 :

Sonia Smith (Québec)
Christine Middlemass (Colombie-Britannique)
Ron Knowling (Associations de bibliothèques du Nord)
Ryan Lewis (Provinces de l’atlantique)
Stacy Allison-Cassin (Premières Nations, Métis et Inuit)
Katya Borrás (Associations de bibliothèques francophones)

MEMBRES DU CONSEIL CONTINU

Norene Erickson (Alberta – Library Association of Alberta)

Jonathan Bengtson (Association des bibliothèques de recherche du Canada)

Todd Kyle (Association de bibliothécaires de l’Ontario)

Julie McKenna (Prairie Provinces)

Alix-Rae Stefanko (Member at Large)

Paul Takala (Canadian Urban Libraries Council)

LES PROPOSITIONS

Les membres peuvent soumettre des propositions pour être examinées lors de l’assemblée générale annuelle. Toute organisation membre souhaitant le faire doit communiquer avec Katherine McColgan (kmccolgan@cfla-fcab.ca) (le document fait partie de l’ensemble de documents disponible en ligne) au plus tard le lundi 21 janvier 2019 en respectant les stipulations du Règlement nº 1 [TRADUCTION] :

« 18. Propositions aux réunions annuelles des membres. Sous réserve des Règlements relatifs à la Loi, toute proposition peut être présentée, y compris les propositions de mise en candidature pour l’élection des administrateurs, si la proposition est signée par au moins 5% des membres ayant le droit de voter à la réunion où la proposition sera présentée.

Coût d’édition pour les propositions aux réunions annuelles des membres. Le membre qui a soumis la proposition paiera le coût de l’inclusion de la proposition et de toute déclaration dans l’avis de réunion au cours de laquelle la proposition doit être présentée, sauf disposition contraire par résolution ordinaire des membres présents à la réunion. »

Modifications aux règlements

Les modifications proposées au Règlement Nº 1 font partie de l’ensemble de documents disponible en ligne.

Règle de procédure permanente

La FCAB-CFLA souhaite adopter des Règles de procédure permanentes pour régir les débats de notre assemblée annuelle des membres. Le document fait partie de l’ensemble de documents disponible en ligne.