Description de poste
Le commis de bureau à temps partiel est responsable devant la directrice générale et remplit les tâches administratives pour aider à mener à bien les activités de la Fédération canadienne des associations de bibliothécaires / Fédération canadienne des bibliothèques.
Fonctions principales
- Remplier les tâches relatives à l’administration, aux technologies et aux communications :
- établir des modèles de documents et des formulaires;
- tenir les fichiers informatiques;
- rédiger, relire et formater les documents et la correspondance;
- gérer et entretenir les listservs de la Fédération;
- distribution des documents aux services de traduction.
- Remplir les fonctions ci-après à l’intention de la directrice générale, du conseil, et aux comités :
- rassembler les documents préalables aux réunions;
- prendre les dispositions nécessaires pour les voyages de la directrice générale;
- autres fonctions connexes.
- Coordonner l’administration de l’effectif et les activités relatives aux services :
- tenir la base de données des membres;
- diffuser les communications du secrétariat par courriel et MailChimp;
- tenir à jour le site Web de l’Association;
- Fournis des services de gestion de réunions.
- prendre les dispositions nécessaires pour les voyages;
- prendre les mesures nécessaires pour l’hôtel, la restauration, l’hébergement et les salles de réunion;
Compétences de base exigées
- connaissance profonde des logiciels (Word, Excel, PowerPoint)
- compétences organisationnelles
- Service orienté
- Compréhension des besoins d’administration de bureau
- Solides compétences en communication dans un environnement professionnel
Les connaissances et l’expérience supplémentaires suivantes seront considérées comme un atout :
- bilingue (anglais et français)
- expérience de planification de réunion
- développement de site Web (au-delà de la mise à jour du contenu)
- connaissance et tenue des comptes / comptabilité
Études et expérience exigées
- diplôme d’études collégiales avec des cours relatifs aux affaires et deux années d’expérience, ou 12e année terminée et cinq années d’expérience administratives dans des fonctions comportant des responsabilités;
- fortes compétences en informatiques courantes;
- excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, p. ex. l’expérience de travail dans le service à la clientèle.
- solides compétences en communication orale et écrite en anglais. Le bilinguisme pourrait être un atout.
- capacité de travailler de manière autonome avec une charge de travail multitâches.
Lieu et heures
- le travail sera effectué dans un bureau personnel ou domestique
- le budget prévoit 10 heures par semaine idéalement travaillées aux jours et aux heures qui seraient les plus propices au fonctionnement d’un bureau
- le candidat devra posséder tout les fournitures et matériaux nécessaires à l’exécution des tâches du contrat
- le secrétariat achètera et/ou améliorera les logiciels si nécessaire.
Taux de rémunération
20 $ / heure, facturer par l’entrepreneur.
Veuillez postuler à: kmccolgan@cfla-fcab.ca
Date de clôture: vendredi 30 mars 2018.