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Description de poste

Le commis de bureau à temps partiel est responsable devant la directrice générale et remplit les tâches administratives pour aider à mener à bien les activités de la Fédération canadienne des associations de bibliothécaires / Fédération canadienne des bibliothèques.

Fonctions principales

  • Remplier les tâches relatives à l’administration, aux technologies et aux communications :
    • établir des modèles de documents et des formulaires;
    • tenir les fichiers informatiques;
    • rédiger, relire et formater les documents et la correspondance;
    • gérer et entretenir les listservs de la Fédération;
    • distribution des documents aux services de traduction.
  • Remplir les fonctions ci-après à l’intention de la directrice générale, du conseil, et aux comités :
    • rassembler les documents préalables aux réunions;
    • prendre les dispositions nécessaires pour les voyages de la directrice générale;
    • autres fonctions connexes.
  • Coordonner l’administration de l’effectif et les activités relatives aux services :
    • tenir la base de données des membres;
    • diffuser les communications du secrétariat par courriel et MailChimp;
    • tenir à jour le site Web de l’Association;
  • Fournis des services de gestion de réunions.
    • prendre les dispositions nécessaires pour les voyages;
    • prendre les mesures nécessaires pour l’hôtel, la restauration, l’hébergement et les salles de réunion;

Compétences de base exigées

  • connaissance profonde des logiciels (Word, Excel, PowerPoint)
  • compétences organisationnelles
  • Service orienté
  • Compréhension des besoins d’administration de bureau
  • Solides compétences en communication dans un environnement professionnel

Les connaissances et l’expérience supplémentaires suivantes seront considérées comme un atout :

  • bilingue (anglais et français)
  • expérience de planification de réunion
  • développement de site Web (au-delà de la mise à jour du contenu)
  • connaissance et tenue des comptes / comptabilité

Études et expérience exigées

  • diplôme d’études collégiales avec des cours relatifs aux affaires et deux années d’expérience, ou 12e année terminée et cinq années d’expérience administratives dans des fonctions comportant des responsabilités;
  • fortes compétences en informatiques courantes;
  • excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, p. ex. l’expérience de travail dans le service à la clientèle.
  • solides compétences en communication orale et écrite en anglais. Le bilinguisme pourrait être un atout.
  • capacité de travailler de manière autonome avec une charge de travail multitâches.

Lieu et heures

  • le travail sera effectué dans un bureau personnel ou domestique
  • le budget prévoit 10 heures par semaine idéalement travaillées aux jours et aux heures qui seraient les plus propices au fonctionnement d’un bureau
  • le candidat devra posséder tout les fournitures et matériaux nécessaires à l’exécution des tâches du contrat
  • le secrétariat achètera et/ou améliorera les logiciels si nécessaire.

Taux de rémunération

20 $ / heure, facturer par l’entrepreneur.

Veuillez postuler à: kmccolgan@cfla-fcab.ca

Date de clôture: vendredi 30 mars 2018.