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Assemblée générale annuelle 2020

Avis aux membres

AVIS AUX MEMBRES : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DE LA FCAB-CFLA

Mercredi 29 janvier 2020 à 10 h 30 (HNE)
Salle Ontario, Hôtel Intercontinental (niveau inférieur)
255 rue Front O. Toronto (Ontario)

Il n’est pas nécessaire de s’inscrire à la superconférence de la L’OLA pour assister à l’AGA de la FCAB-CFLA. Les membres peuvent aussi y assister en ligne à l’adresse suivante : https://zoom.us/j/593595122

GOUVERNANCE DE LA FCAB-CFLA

La gouvernance de la FCAB-CFLA est assujettie à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, c. C-32 (la « Loi ») et au Règlement administratif nº 1 de la FCAB-CFLA. En vertu de nos règlements administratifs, une assemblée générale (AGA) des membres doit être convoquée chaque année.

L’AGA a pour but :

  • de rendre compte des activités de la Fédération;
  • de demander la ratification de résolutions exigeant l’appui des membres;
  • d’élire des administrateurs aux postes à pourvoir au Conseil d’administration de la FCAB-CFLA;
  • de présenter aux membres la mission d’examen de la Fédération pour l’exercice précédent; et
  • de permettre aux membres de ratifier la sélection d’un expert-comptable qui examinera les états financiers de 2020 de la FCAB-CFLA.

La Loi exige que l’AGA ait lieu dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice précédent. Le dernier exercice de la FCAB-CFLA s’est terminé le 31 août 2019.

PARTICIPATION À L’AGA DE LA FCAB-CFLA

Les membres de la communauté des bibliothèques qui souhaitent assister à l’AGA de la FCAB-CFLA sont les bienvenus, mais seuls les représentants officiels des associations membres peuvent voter. Les membres de la Fédération englobent :

  • L’Administrators of Medium-Sized Public Libraries of Ontario (1 voix)
  • L’Association des bibliothèques publiques du Québec (2 voix)
  • L’Association des bibliothécaires du Québec – Quebec Library Association (1 voix)
  • L’Association of British Columbia Public Library Directors (1 voix)
  • L’Atlantic Provinces Library Association (1 voix)
  • La British Columbia Library Association (2 voix)
  • La British Columbia Library Trustees Association (1 voix)
  • L’Association canadienne des bibliothèques de droit (1 voix) L’Association canadienne des bibliothécaires académiques professionnels – Canadian Association of Professional Academic Librarians (ACBAP – CAPAL) (1 voix)
  • L’Association des bibliothèques de recherche du Canada – Canadian Association of Research Libraries (3 voix)
  • Le Conseil canadien des archives – Canadian Council of Archives (1 voix)
  • L’Association des bibliothèques de la santé du Canada – Canadian Health Libraries Association (1 voix)
  • Canadian School Libraries (1 voix)
  • Le Conseil des bibliothèques urbaines du Canada – Canadian Urban Libraries Council (3 voix)
  • L’Association Ex Libris (1 voix)
  • La Fédération des bibliothèques publiques de l’Ontario (2 voix)
  • Library Association of Alberta (1 voix)
  • Manitoba Library Association (1 voix)
  • Newfoundland and Labrador Library Association (1 voix)
  • Northwest Territories Library Association (1 voix)
  • Nova Scotia Library Association (1 voix)
  • Nunavut Library Association (1 voix)
  • Association des bibliothèques de l’Ontario (3 voix)
  • Saskatchewan Library Association (1 voix)
  • Yukon Library Association (1 voix)

Les associations qui se joignent à la Fédération d’ici le 28 janvier disposeront d’au moins une voix, conformément aux modalités énoncées dans les Règlements administratifs.

PROCESSUS DE VOTE

Veuillez faire parvenir le nom de la personne autorisée à voter au nom de l’association ou de l’organisation à Katherine McColgan (kmccolgan@cfla-fcab.ca) au plus tard le 22 janvier 2020, en utilisant le document ci-joint. Les associations qui disposent de plusieurs voix peuvent faire exprimer leurs votes supplémentaires par la même personne ou par différentes personnes.

Les membres de la FCAB-CFLA ont trois options pour exercer leur droit de vote :

  1. Voter en personne à l’assemblée générale
  2. Voter par sondage/clavardage s’ils assistent à l’AGA par voie électronique.
  3. Voter par procuration par l’entremise d’une personne qui peut assister à l’assemblée.

Un vote par procuration peut être confié à quiconque est présent à la réunion.

QUESTIONS À SOUMETTRE AUX MEMBRES LORS DE L’AGA DE 2020

Les questions suivantes nécessitent un vote des membres à l’assemblée générale annuelle :

LA DÉSIGNATION D’UN EXPERT-COMPTABLE
En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit fournir à ses membres un rapport de la mission d’examen pour l’exercice se terminant le 31 août 2019.

Pour l’exercice 2020, le Conseil demande que les membres ratifient le choix d’Ouseley Hanvey Clipsham Deep comme expert-comptable de la FCAB-CFLA.

L’APPROBATION DE MENER UNE MISSION D’EXAMEN
En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit obtenir l’approbation des membres pour mener une mission d’examen plutôt qu’une vérification complète.

Pour l’exercice 2020, le Conseil demande que les membres approuvent une mission d’examen qui sera effectué par l’expert-comptable.

L’ÉLECTION DE MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Conformément à l’article 32 du Règlement nº 1 sur la composition du Conseil d’administration, à chaque assemblée annuelle des membres où il faut élire des administrateurs, les membres doivent élire des administrateurs afin de pouvoir les postes vacants.

Le Conseil présente les candidats suivants pour être élire au Conseil lors de l’AGA du 29 janvier 2020, à Toronto :

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent les candidats suivants au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 29 janvier 2020 :

  • Vivian Lewis (Association des bibliothèques de recherche du Canada)
  • Mary Chevreau (Conseil des bibliothèques urbaines du Canada)
  • Kirk MacLeod (Alberta)
  • Todd Kyle (Ontario)
  • Julie McKenna (Provinces des Prairies-Saskatchewan et Manitoba)

MEMBRES ACTUELS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

  • Sonia Smith (Québec)
  • Christine Middlemass (Colombie-Britannique)
  • Ron Knowling (Associations de bibliothèques du Nord)
  • Ryan Lewis (Provinces de l’atlantique)
  • Stacy Allison-Cassin (Premières Nations, Métis et Inuit)
  • Katya Borrás (Associations de bibliothèques francophone)

LES PROPOSITIONS

Les membres peuvent soumettre des propositions pour être examinées lors de l’assemblée générale annuelle. Toute organisation membre souhaitant le faire doit communiquer avec Katherine McColgan (kmccolgan@cfla-fcab.ca) (document ci- joint) au plus tard le lundi 30 décembre 2019 en respectant les stipulations du Règlement nº 1 :

« 22. Avis de motion. Un avis de motion qui présentera des questions à l’ordre du jour de l’assemblée de l’organisation doit être présenté par écrit, indiquant l’organisation membre, signé par la personne qui présente les questions, et doit être soumis au siège social de l’organisation au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée. Il est inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée au titre des nouveaux points à l’ordre du jour ou, le cas échéant, par le président de l’assemblée.

Un membre qui présente une motion de fond à l’assemblée sans préavis disposera de trois minutes pour expliquer sa proposition avant que celle-ci ne soit renvoyée au conseil d’administration ou à un comité permanent compétent.

Par ailleurs, les motions pour lesquelles un avis insuffisant a été donné et pour lesquelles le fond ou le calendrier indiquent l’urgence ne sont examinées par les membres que lorsqu’un vote des deux tiers des membres présents et votants permet de les soumettre à la discussion et à la décision.

  1. Coût de la publication des propositions faites lors des assemblées annuelles des membres. Le membre qui a présenté la proposition paie le coût d’inclusion de celle-ci et de tout exposé accompagnant l’avis de l’assemblée à laquelle la proposition sera présentée, sauf si d’autres règles relatives au paiement sont adoptées par résolution ordinaire des membres présents à l’assemblée.»
Ordre du jour
Veuillez cliquer ici pour l’ordre du jour de l’AGA
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