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Assemblée générale annuelle 2018

 

Avis aux membres

 

 

Assemblée générale annuelle de la FCAB-CFLA

Le mercredi 31 janvier
10 h 30 (HNE)
MTCC salle 204
Metro Toronto Convention Centre
255 rue Front O., Toronto (Ontario)

Il n’est pas nécessaire de s’inscrire à la superconférence de la L’OLA pour assister à l’AGA de la FCAB-CFLA. Les membres peuvent aussi y assister en ligne à l’adresse suivante : http://ola.adobeconnect.com/cfla/

Gouvernance de la FCAB-CFLA
La gouvernance de la FCAB-CFLA est assujettie à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, c. C-32 (la « Loi ») et au Règlement administratif nº 1 de la FCAB-CFLA. En vertu de nos règlements administratifs, une assemblée générale (AGA) des membres doit être convoquée chaque année.

L’AGA a pour but :

  • de rendre compte des activités de la Fédération;
  • de demander la ratification de résolutions exigeant l’appui des membres;
  •  d’élire des administrateurs aux postes à pourvoir au Conseil d’administration de la FCAB-CFLA;
  • de présenter aux membres une vérification des états financiers de la Fédération pour l’exercice précédent;
  • de permettre aux membres de ratifier la sélection d’un expert-comptable qui examinera les états financiers de 2018 de la FCAB-CFLA et
  • de voter sur l’acceptation des modifications au Règlement administratif nº 1.

La Loi exige que l’AGA ait lieu dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice précédent. Le dernier exercice de la FCAB-CFLA s’est terminé le 31 août 2017.

Participation à l’AGA de la FCAB-CFLA
Les membres de la communauté des bibliothèques qui souhaitent assister à l’AGA de la FCAB-CFLA sont les bienvenus, mais seuls les représentants officiels des associations membres peuvent voter. Les membres de la Fédération englobent :

  • L’Association des bibliothèques publiques du Québec (2 voix)
  • L’Association des bibliothécaires du Québec – Quebec Library Association (1 voix)
  • L’Association of British Columbia Public Library Directors (1 voix)
  • L’Atlantic Provinces Library Association (1 voix)
  • La British Columbia Library Association (2 voix)
  • La British Columbia Library Trustees Association (1 voix)
  • L’Association canadienne des bibliothèques de droit (1 voix)
  • L’Association canadienne des bibliothécaires académiques professionnels – Canadian Association of Professional Academic Librarians (ACBAP – CAPAL) (1 voix)
  • L’Association des bibliothèques de recherche du Canada – Canadian Association of Research Libraries (3 voix) Le Conseil canadien des archives – Canadian Council of Archives (1 voix)
  • L’Association des bibliothèques de la santé du Canada – Canadian Health Libraries Association (1 voix)
  • Canadian School Libraries (1 voix)
  • Le Conseil des Bibliothèques Urbaines du Canada – Canadian Urban Libraries Council (3 voix)
  • L’Association Ex Libris (1 voix)
  • La Fédération des bibliothèques publiques de l’Ontario (2 voix)
  • Library Association of Alberta (2 voix)
  • Manitoba Library Association (1 voix)
  • Newfoundland and Labrador Library Association (1 voix)
  • Nova Scotia Library Association (1 voix)
  • Association des bibliothèques de l’Ontario (3 voix)
  • Saskatchewan Library Association (1 voix)
  • Yukon Library Association, Northwest Territories Library Association et Nunavut Library Association (1 voix partagée)

Les associations qui se joignent à la Fédération d’ici le 31 janvier disposeront d’au moins une voix, conformément aux modalités énoncées dans les Règlements administratifs.

Processus de vote 

Les membres de la FCAB-CFLA ont trois options pour exercer leur droit de vote :
1. Voter en personne à l’assemblée générale annuelle.
2. Voter par sondage/clavardage s’ils assistent à l’AGA par voie électronique.
3. Voter par procuration par l’entremise d’une personne qui peut assister à l’assemblée.

Veuillez faire parvenir le nom de la personne autorisée à voter au nom de l’association ou de l’organisation à Katherine McColgan (kmccolgan@cfla-fcab.ca) au plus tard le 26 janvier 2018, en utilisant le document ci-joint. Les associations qui disposent de plusieurs voix peuvent faire exprimer leurs votes supplémentaires par la même personne ou par différentes personnes.

Un vote par procuration peut être confié à quiconque est présent à la réunion. Au besoin, il est possible d’investir Katherine McColgan des droits de procuration. Si vous décidez de le faire, veuillez fournir des directives concernant le vote que souhaitez exprimer. En l’absence de telles directives, le vote sera inscrit en faveur de toutes les résolutions soumises aux membres.

Questions à soumettre aux membre lors de L’AGA de 2018

Les questions suivantes nécessitent un vote des membres à l’assemblée générale annuelle :

La désignation d’un expert-comptable
En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit fournir à ses membres un rapport de vérification pour l’exercice se terminant le 31 août 2017.

Pour l’exercice 2018, le Conseil demande que les membres ratifient le choix d’Ousley Hanvey Clipsham Deep comme expert-comptable de la FCAB-CFLA.

L’approbation de mener une mission d’examen
En vertu de la Loi, la FCAB-CFLA doit obtenir l’approbation des membres pour mener une mission d’examen plutôt qu’une vérification complète.

Pour l’exercice 2018, le Conseil demande que les membres approuvent une mission d’examen qui sera effectué par l’expert-comptable.

L’élection de membres du conseil d’administration
Conformément à l’article 32 du Règlement nº 1 sur la composition du Conseil d’administration, à chaque assemblée annuelle des membres où il faut élire des administrateurs, les membres doivent élire des administrateurs afin de pouvoir les postes vacants.

Le Conseil présente les candidats suivants pour être élire au Conseil lors de l’AGA du 31 janvier 2018, à Toronto :

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent Todd Kyle (Ontario – l’Association des bibliothèques de l’Ontario) au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 31 janvier 2018.

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent Julie McKenna (Prairies – Saskatchewan Library Association) au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 31 janvier 2018.

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent Carole Laguë (francophone Francophone – Association des bibliothèques publiques du Québec) au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 31 janvier 2018.

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent Norene Erickson (Alberta – Library Association of Alberta) au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 31 janvier 2018.

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent Paul Takala (CBUC) au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 31 janvier 2018.

Le Conseil d’administration a également reçu une lettre de démission de Donna Bourne-Tyson (ABRC) qui souhaite quitter son poste d’administratrice. L’ABRC a présenté une candidature afin de pouvoir le poste vacant en demandant de prolonger la durée du mandat à deux ans. Le Conseil propose donc ce qui suit :

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent Jonathan Bengtson (ABRC) au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 31 janvier 2018.

Conformément à l’article 32.1 du Règlement nº 1 [TRADUCTION] « Pour agir en tant qu’administrateur au titre de l’article 32.1, une personne doit : c) répondre aux autres critères que le Conseil détermine », le Conseil d’administration aimerait également faire la proposition suivante :

Que les membres de la FCAB-CFLA élisent Alix-Rae Stefanko au Conseil d’administration pour un mandat de deux ans à compter du 31 janvier 2018.

Vacance
La FCAB-CFLA accepte des mises en candidature pour pourvoir la vacance de représentant des associations de bibliothèques du Nord. Si vous souhaitez proposer une mise en candidature, veuillez envoyer un courriel à kmccolgan@cfla-fcab.ca pour plus d’informations.

Membres du conseil continu
Camille Callison (représentante autochtone (Premières Nations, Métis et Inuit)
Robin Canuel (Québec – L’Association des bibliothécaires du Québec – Association des bibliothèques du Québec)
Kathryn Rose (Atlantic Canada – Atlantic Provinces Library Association)
Daphne Wood (British Columbia – British Columbia Library Association)

Les propositions
Les membres peuvent soumettre des propositions pour être examinées lors de l’assemblée générale annuelle. Toute organisation membre souhaitant le faire doit communiquer avec Katherine McColgan (kmccolgan@cfla-fcab.ca) au plus tard le dimanche 21 janvier 2018 en respectant les stipulations du Règlement nº 1 [TRADUCTION] :

18. Propositions aux réunions annuelles des membres. Sous réserve des Règlements relatifs à la Loi, toute proposition peut être présentée, y compris les propositions de mise en candidature pour l’élection des administrateurs, si la proposition est signée par au moins 5% des membres ayant le droit de voter à la réunion où la proposition sera présentée.

19. Coût d’édition pour les propositions aux réunions annuelles des membres. Le membre qui a soumis la proposition paiera le coût de l’inclusion de la proposition et de toute déclaration dans l’avis de réunion au cours de laquelle la proposition doit être présentée, sauf disposition contraire par résolution ordinaire des membres présents à la réunion. »

Modifications aux règlements
Aucune modification n’est proposée au Règlement nº 1 à l’assemblée générale annuelle de 2018.

Ordre du jour

Online – En ligne : http://ola.adobeconnect.com/r6f6iyr04jz/

Agenda – Ordre du Jour

1. Welcome and Introductions (Peter Bailey, Chair)
Mots de bienvenue et introductions (Peter Bailey, président)

2. Verification of Quorum (Alix-Rae Stefanko, Secretary)
Vérification de quorum (Alix-Rae Stefanko, secrétaire)

3. Approval of Agenda
Approbation de l’ordre du jour

Motion: that the Agenda be approved as presented.
Motion : que l’ordre du jour soit approuvé tel que présenté.

4. Approval of the minutes of the 2017 Annual General Meeting Document No 1
Approbation du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle de 2017

5. Report from the Chair
Rapport du président

6. Treasurer’s Report (Shelagh Paterson, Treasurer)
Rapport de la trésorière (Shelagh Paterson, trésorière)

6.1 Presentation of Public Accountant Review Engagement Document No 2
Présentation de la mission d’examen par l’expert-comptable

Resolution 2018-01: The membership acknowledges receipt of the
Public Accountant Review Engagement dated August 31, 2017.
Résolution 2018-01 : Les membres accusent réception de la mission
d’examen de l’expert-comptable en date du 31 août 2017.

6.2 Appointment of Public Accountant
Nomination de l’expert-comptable pour l’exercice 2018

Resolution 2018-02: The membership accepts the Board recommendation
to select Ousley, Hanvey, Clipsham, Deep, as Public Accountants for the
2018 fiscal year.
Résolution 2018-02 : Les membres acceptent la recommandation du conseil d’administration de choisir Ousley, Hanvey, Clipsham, Deep comme l’expert-comptable pour l’exercice 2018.

7. Secretary’s Report (Alix-Rae Stefanko, Secretary)
Rapport de la secrétaire (Alix-Rae Stefanko, secrétaire)

7.1 Presentation of Slate of Candidates and Call for Nominations from the Floor
Présentation de la liste des candidats/candidates et appel de candidatures de l’assemblée

Resolution 2018-03: The membership accepts the slate of candidates
nominated in accordance with Bylaw No. 1 to serve on the Board of Directors.
Résolution 2018-03 : Les membres acceptent la liste des nominations proposées conformément au Règlement No. 1 pour siéger au conseil d’administration.

8. Executive Director’s Report
Rapport de la directrice générale

9. Other Business
Autres affaires

10. Adjournment
Levée de la séance

 

 

 

Projet du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de 2017

Procès-verbal de l’assemblée générale annuelle 2017 – 1er février 2017 (.pdf)

 

 

Rapport de la 2016-17 mission d'examen

Mission d’examen 2016-17 – Rapport

 

Disponible sous peu

 

 

Rapport annuel

 

2016-17 Rapport Annuel (.pdf)

 

 

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